Success Story: Från kaos till kontroll – Kursadministratörens digitala resa med Ortrac

Bakgrund

Som kursadministratör vid en medicinsk fakultet hade Anna länge ansvar för att samordna kursplaner, studentlistor, scheman och utvärderingar. Hennes arbetsdagar präglades av en ständig ström av mejl, uppdateringar i Excel och pappersformulär som cirkulerade mellan lärare, studenter och administratörer.

Att hålla koll på vem som lämnat in vad, uppdatera scheman i tid och samla in utvärderingar var både tidskrävande och stressande.

”Jag lade mer tid på att jaga information än på att faktiskt stötta lärarna och studenterna.”
– Anna, kursadministratör

Utmaningar med tidigare arbetssätt

Tidskrävande kommunikation: Viktig information försvann lätt i mejltrådar.
Versioneringsproblem: Flera versioner av samma Excel-lista gjorde det svårt att veta vilken som var aktuell.
Begränsad överblick: Ingen central plats för att följa progression, inlämningar eller feedback.
Pappersberoende: Utskrivna dokument och manuella underskrifter sinkade arbetsflödet.

Lösningen – Ortrac som navet för administrationen

När fakulteten implementerade Ortrac-plattformen förändrades Annas arbetsflöde i grunden.
Genom Ortrac kunde hon hantera alla kursrelaterade processer digitalt, på ett och samma ställe:

Student- och lärarhantering: Automatiska listor synkade med universitetets register.
Kommunikation: Meddelanden och notifieringar direkt i plattformen, utan e-postkaos.
Dokumenthantering: Kursplaner, betyg och inlämningar lagrade säkert och versionkontrollerat.
Utvärderingar: Automatiserade enkäter och rapporter gav snabb återkoppling till lärarna.
Överblick: Dashboard med realtidsstatus över kursens framsteg och deltagarnas aktivitet.

Resultat

Efter ett år med Ortrac såg Anna tydliga förbättringar i både arbetseffektivitet och kvalitet:

Före OrtracEfter Ortrac

10+ timmar/vecka för manuell uppföljning< 2 timmar tack vare automatiska påminnelser

5–6 versioner av Excel-listor i omloppEn central, uppdaterad databas

100+ mejl per kursperiod80 % minskning i mejlflöde

Svårt att spåra progressionFull transparens via dashboard

PappersarkivAllt digitalt och sökbart