Success Story: Från Excel till effektivitet – Hur Ortrac förändrade VFU-administrationen

Bakgrund

Som VFU-administratör vid ett vårdutbildningsprogram hade Maria Lindström ansvar för att samordna studenternas placeringar, kommunicera med handledare och kliniker, samt följa upp bedömningar och närvaro.

Tidigare bestod arbetet av mejl, telefonsamtal, Excel-listor och pappersformulär som skickades fram och tillbaka mellan universitetet och vårdenheterna.

”Jag hade ständigt fem Excel-filer öppna, ett fullbelamrat mejlflöde och en telefon som aldrig slutade ringa. Bara att uppdatera en lista kunde ta en halv dag.”
– Maria Lindström, VFU-administratör

Utmaningar med tidigare arbetssätt

Manuell planering: Studentplaceringar gjordes i Excel och uppdaterades för hand.
Otydlig kommunikation: Kliniker, handledare och studenter kontaktades via mejl – ofta i olika trådar.
Pappersbaserad bedömning: Handledare fyllde i formulär för hand som sedan behövde scannas och registreras manuellt.
Brist på överblick: Svårt att se i realtid vilka studenter som var placerade var, och om alla hade en handledare tilldelad.
Tidskrävande rapportering: Sammanställning av statistik och kvalitetsdata inför terminsslut tog dagar – ibland veckor.

Lösningen – Ortrac som navet för hela VFU-processen

När utbildningen införde Ortrac förändrades Marias arbetsflöde i grunden.
Genom plattformen kunde hon hantera hela VFU-processen digitalt, från planering till bedömning och uppföljning.

Placeringar och planering

Alla VFU-platser registrerades digitalt och kopplades direkt till studenterna.
Automatiska notifieringar till handledare och studenter minskade mejlflödet dramatiskt.
Kalenderöversikt gav snabb insyn i vilka studenter som placerats var, och när.

“Det som tidigare tog flera dagar med Excel-listor tar nu minuter – systemet håller koll åt mig.”

Bedömning och återkoppling

Handledare kunde fylla i digitala bedömningsformulär direkt i Ortrac, på dator eller mobil.
Alla bedömningar sparades automatiskt i studentens digitala portfolio.
Studenterna fick snabbare feedback, och Maria slapp registrera resultat manuellt.

“Pappersblanketterna är borta. Nu kan jag följa i realtid vem som fått bedömning och vem som saknas.”

Kvalitetsuppföljning och rapporter

Med analysvyerna i Ortrac kunde Maria enkelt se statistik över placeringar, handledare och bedömningsresultat.
Rapporter för intern kvalitetssäkring och underlag till UKÄ kunde genereras automatiskt.
Avvikelser och brister i handledarresurser kunde identifieras tidigt.

“Inför UKÄ:s granskning behövde jag tidigare lägga veckor på att sammanställa siffror – nu får jag allt med ett knapptryck.”

Resultat

Efter att Ortrac infördes har arbetet med VFU blivit både effektivare och mer kvalitetssäkert:

Före Ortrac

Manuell planering i Excel
100+ mejl per vecka
Pappersbaserad bedömning
Svåröverblickad status
Manuell rapportering till UKÄ

Efter Ortrac

Automatiska placeringar i digitalt system
70–80 % minskning i mejlflöde
Digital bedömning med realtidsuppföljning
Full transparens över alla placeringar
Automatiska rapporter och analyser

Slutsats

Med Ortrac kunde Maria:

Digitalisera hela VFU-hanteringen.
Frigöra tid från administration till kvalitetssäkring.
Förbättra samarbetet mellan universitet och vårdenheter.
Generera rapporter och analysdata för UKÄ och intern uppföljning med ett klick.

Ortrac har gjort VFU-administrationen modern, spårbar och effektiv – till nytta för både studenter, handledare och universitet.